Jedni podchodzą z dystansem, inni chwalą, a kolejni nie mają jeszcze zdania. Mimo to o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) aż grzmi. A wszystko za sprawą zmian, które słusznie okrzyknięto rewolucją. Co to oznacza dla przedsiębiorców? Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy oraz jak korzystać z KSeF? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w poniższym artykule. Zapraszam do lektury.
Co to jest KSeF i faktura ustrukturyzowana KSeF?
KSeF to nowy system stworzony przez Ministerstwo Finansów. Ma uprościć wystawianie, przesyłanie, odbieranie oraz przechowywanie faktur. Zostaną sprowadzone do formy elektronicznej, tzw. faktury elektronicznej ustrukturyzowanej. Dokument zyska specjalny format XML. Dzięki temu Ministerstwo chce zachować jednolity standard danych zawartych na każdej fakturze. Było to także konieczne z uwagi na automatyzację. Dokumenty zapisane w ten łatwe będą czytelniejsze do odczytu przez systemy księgowe i administrację skarbową.
Główna zaleta tego rozwiązania to automatyczne przesyłanie faktur do Krajowej Administracji Skarbowej. Eliminuje to potrzebę ręcznego archiwizowania faktur i zmniejsza ryzyko błędów. System zapewnia przedsiębiorcom większą kontrolę nad obiegiem dokumentów i wprowadza nowy, jednolity standard fakturowania elektronicznego w całej Polsce.
Terminy wdrożenia KSeF 2026
Wprowadzenie KSeF będzie przebiegało w dwóch etapach. Taka forma wprowadzenia zmiany ma ułatwić firmom dostosowanie się do nowych wymogów. Terminarz wygląda następująco:
- Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF dotyczy dużych podatników, czyli tych przedsiębiorstw, których wartość sprzedaży za rok 2024 przekroczy 200 milionów złotych wraz z podatkiem VAT.
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten rozszerza się na pozostałe firmy, niezależnie od wielkości.
- Mikroprzedsiębiorcy, których miesięczne transakcje nie przekraczają 10 tys. zł, będą mieli odroczony termin obowiązkowego stosowania KSeF do 1 stycznia 2027 r.
Do końca 2026 roku trwa okres fakultatywny, w którym podatnicy mogą wystawiać faktury tradycyjne lub elektroniczne w KSeF bez groźby sankcji za błędy. Od 2027 roku stosowanie KSeF stanie się powszechne i obowiązkowe dla wszystkich.
Jak korzystać z KSeF?
Korzystanie z KSeF wymaga rejestracji na platformie Ministerstwa Finansów i skorzystania z odpowiedniej aplikacji podatnika KSeF, która umożliwia:
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie FA(3) XML.
- przesyłanie faktur bezpośrednio do KSeF, które są automatycznie przekazywane do odbiorcy i urzędu skarbowego.
- odbieranie i archiwizowanie faktur w jednym miejscu.
Dla firm z dużą ilością dokumentów dostępne jest API KSeF, które umożliwia integrację systemów księgowych z platformą. Dokumentacja techniczna API KSeF pomaga programistom wdrożyć automatyczne wystawianie i przesyłanie faktur. To ułatwia codzienną pracę i minimalizuje ryzyko pomyłek.
KSeF dla mikroprzedsiębiorców i okres przejściowy
Mikrofirmy o niskich obrotach zyskały dodatkowy czas – obowiązek stosowania KSeF jest odroczony do 1 stycznia 2027 r. Dla nich przewidziany jest także tak zwany tryb offline24, czyli możliwość wystawienia faktury poza systemem i przesłania jej do KSeF w ciągu 24 godzin. Dzięki temu małe firmy mogą lepiej przygotować się do nowych wymogów i uniknąć problemów technicznych, np. w przypadku braku dostępu do internetu.
Różnice między KSeF 1.0 a 2.0 i nowe funkcje
Wdrożenie KSeF 2.0 przyniesie kilka usprawnień, m.in.:
- Nowe szczegółowe zasady nadawania uprawnień w KSeF. To oznacza, że pracownicy zyskają lepszą kontrolę do faktur przez pracowników.
- Udostępnienie środowiska testowego KSeF 1.0 i 2.0, które pozwoli przedsiębiorcom i ich programistom na przygotowanie i przetestowanie integracji.
- Skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni dla użytkowników KSeF, co poprawi płynność finansową firm.
- Możliwość stosowania faktur VAT RR dotyczących zakupu produktów rolnych w systemie KSeF od kwietnia 2026 r.
- Odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF w tytułach przelewów do końca 2026 r.
Co z fakturami papierowymi i fakturami z kasy fiskalnej?
Do końca 2026 roku przedsiębiorcy nadal mogą korzystać z faktur papierowych i z kas rejestrujących, lecz już z korzyścią dla tych, którzy wdrożą KSeF wcześniej. Od 2027 roku papierowe faktury przestaną być akceptowane na potrzeby rozliczeń VAT, ponieważ KSeF stanie się standardem obowiązującym.
Faktury z kas fiskalnych są obecnie obszarem wyłączonym z obowiązku KSeF, ale system ten będzie się rozwijał.
Korzyści z używania KSeF
Wprowadzenie KSeF przynosi przedsiębiorcom wiele istotnych korzyści. Przede wszystkim znacząco obniża koszty funkcjonowania firm. Dzięki automatyzacji procesów i eliminacji papierowych dokumentów można zaoszczędzić na materiałach, przestrzeni do przechowywania oraz czasie potrzebnym na obsługę faktur w tradycyjnej formie.
Ponadto KSeF upraszcza procedury księgowe oraz archiwizację faktur. Obowiązek ich przechowywania przejmuje administracja skarbowa. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą martwić się o fizyczne gromadzenie dokumentów i związane z tym wyzwania formalne.
System zwiększa też pewność obrotu gospodarczego. Faktury wystawiane i przesyłane w KSeF są transparentne i mają ujednoliconą strukturę, co eliminuje potencjalne nadużycia i błędy wynikające z niewłaściwego przygotowania dokumentów. Taka przejrzystość umacnia zaufanie między partnerami biznesowymi i organami podatkowymi.
Dodatkowo, korzystanie z KSeF wpływa na skrócenie czasu zwrotu podatku VAT. W efekcie firmy szybciej odzyskują środki finansowe, co pozytywnie poprawia ich płynność finansową i pozwala sprawniej zarządzać bieżącymi wydatkami i inwestycjami. Wszystkie te elementy sprawiają, że KSeF to nie tylko obowiązek, ale przede wszystkim ważne ułatwienie dla polskich przedsiębiorców.
Jak nadawać uprawnienia w KSeF?
System KSeF umożliwia konfigurowanie ról i uprawnień użytkowników. To z kolei pozwala, np. wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur czy ich kontrolę. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zarządzać dostępem do systemu zgodnie z własnymi potrzebami i polityką bezpieczeństwa.
Korzystając z KSeF, można spodziewać się uproszczeń oraz oszczędności czasowych i finansowych. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się faktem już niebawem, a jego wdrożenie warto rozpocząć jak najwcześniej, by uniknąć problemów i sankcji. Mikroprzedsiębiorcy mają jeszcze trochę czasu, co pozwala lepiej przygotować się do nowej rzeczywistości fakturowania elektronicznego.
Ta rewolucja to kolejny krok do cyfryzacji i uproszczenia polskiego biznesu, który przyniesie wymierne korzyści dla przedsiębiorców i całej gospodarki. Jeśli chcesz przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany i uniknąć błędów w rozliczeniach, skontaktuj się z nami – doradca podatkowy Bydgoszcz pomoże Ci przejść przez cały proces sprawnie i bez stresu.
