Wielu osobom zdarza się popełnić błąd, wykonując rozliczenia ZUS. Powodem często jest rutyna w obliczu nieustannych zmian w naliczaniu składki ZUS. Będąc laikiem, trudno jest odnaleźć się w gąszczu przepisów i zasad rozliczeń. Na szczęście dostępne są liczne pomoce i samouczki, a także programy wspomagające rozliczenie ZUS. Błędy ZUS mogą słono kosztować, stąd też warto rzetelnie dokonywać rozliczeń.
Jakie są najczęstsze błędy w rozliczeniach z ZUS?
Błędy w rozliczeniach ZUS mają różny charakter, czasem wynikają z niewiedzy, czasem z błędu rachunkowego, ze złej interpretacji przepisów, braku doświadczenia itd. Najczęściej dochodzi do niepoprawnego obliczenia składki ZUS, co ma swoje źródło w przyjęciu niewłaściwej podstawy wymiaru składek.
Drugim z najczęstszych błędów jest pomyłka w rozliczeniu składek z uwagi na formę zatrudnienia pracownika. Przedsiębiorcy mylą umowę o pracę z umową zlecenie czy dzieło. Zdarza się, że w ogóle zapominają o obowiązku opłacenia składek za zatrudniony personel. Często to prowadzi do braku lub niewłaściwego zgłoszenia do ubezpieczenia.
Jednym z błędów, jaki jest wykrywany przy wyrywkowych kontrolach ZUS, jest brak aktualizacji danych pracowników jak stanowisko zajmowane, czy dane teleadresowe, podwójne ubezpieczenie itp. Do błędów w naliczaniu składek ZUS należy również niepoprawne i nierzeczywiste wskazanie wynagrodzenia, co prowadzi do rozbieżności, (dotyczy to także opłacania składek po okresie zwolnienia chorobowego). Każdy błąd powoduje sankcje i odsetki w razie jego wykrycia. Stąd też zaleca się, aby natychmiast po zorientowaniu się, że został popełniony błąd w rozliczeniu ZUS dokonać korekty i poprawy błędu. Jeżeli błąd zostanie wykryty przez organy ZUS, może być za późno na poprawę błędu bez nałożenia sankcji i kary.
Jak poprawić błąd w deklaracji ZUS?
Każdy błąd można poprawić. Najczęściej poprawiane są błędy w deklaracjach DRA. Należy w tym celu złożyć korektę deklaracji ZUS poprzez ZUS DRA, jej wypełnienie poprawnie i ponowne wysłanie do ZUS lub druk ZUS RCA, jeżeli błąd tyczył się wysokości składki na ubezpieczenie społeczne za pracownika, bądź ZUS ZUA, gdy korekta tyczy się zgłoszenia do ubezpieczenia np. danych pracownika. Korekta rozliczeń wykonywana jest na tych samych formularzach.
Wypełniając formularz należy zaznaczyć, iż jest to korekta i wskazać deklarację korygowaną poprzez wpisanie jej numeru, odwołanie się do niej. Inaczej korekta dokumentów ZUS nie zostanie uznana, ani zidentyfikowana. Ponadto konieczne jest wskazanie przyczyny korekty jak np. błąd w naliczaniu składki, błąd podstawy składki ZUS lub błędne dane pracownika, które wypełnia płatnik składek.
Czy można cofnąć źle opłacone składki?
Można złożyć wniosek o zwrot nadpłaconych błędnie składek. Właściwy formularz należy złożyć do ZUS i przesłać przez PUE ZUS, bądź pocztą lub złożyć osobiście. W formularzu należy wskazać dane płatnika, numer rachunku do zwrotu jak i opis przyczyny nadpłaty. Deklaracje rozliczeniowe z błędami powinny być uprzednio należycie skorygowane.
Co grozi za błędne rozliczenie składek?
O ile samodzielnie dokonamy korekty i dopłacimy brakujące składki z odsetkami nie grożą nam dodatkowe sankcje ze strony organu. Jednak jeżeli to organ ZUS weryfikując rozliczanie składek przedsiębiorcy znajdzie błędy, wówczas od rozbieżności naliczone zostaną odsetki, a ponadto przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną. Wysokość sankcji może być dotkliwa, zwłaszcza gdy błędów jest dużo, są poważne i tyczą się okresów starszych niż bieżące.
Jak uniknąć pomyłek przy rozliczaniu ZUS?
Obowiązki wobec ZUS przedsiębiorcy są nieuniknione. Jeśli nie mamy na ich dopełnienie czasu ani dostatecznej wiedzy warto powierzyć je profesjonalnemu księgowej, biuru rachunkowemu. Jeżeli samodzielnie wypełniasz deklarację ZUS zawsze zanim wyślesz formularz sprawdź czy wszystkie dane są poprawne, czy nie popełniłeś błędu. Dla pewności raz na kwartał lub rok dokonaj weryfikacji poprawności danych, czy to samodzielnie czy poprzez zlecenie audytu zewnętrznego.
Sprawdź nasze usługi: Biuro rachunkowe Inowrocław i dowiedz się więcej!
