Finansujesz posiłki pracownikom? W takim razie sprawdź czy benefit ten jest obciążony kosztami podatkowymi (PIT), a także czy wiąże się z koniecznością odprowadzania składek ZUS. O tym w dzisiejszym artykule blogowym.
Benefity pracownicze a konkurencyjność firmy
Rok 2025 to rok rozwoju oferty benefitów pracowniczych. Firmy konkurując na rynku, jak również o pracownika zapewniają coraz szerszy wachlarz benefitów do wynagrodzenia. Oprócz obowiązkowych jak posiłki regeneracyjne wielu pracodawców oferuje pakiety opieki medycznej, ubezpieczeń na życie, naukę języków, pomoc psychologiczną, dofinansowania aktywności fizycznych, edukacji. Coraz częściej jako benefit wymieniany jest elastyczny czas pracy, czy możliwość pracy zdalnej, jednak nie wszystkie wyżej wymienione stanowią koszty dla pracodawcy, a jeśli stanowią to zasady ich rozliczania w zakresie dofinansowania, może wpłynąć na obniżenie kwoty do opodatkowania, będąc benefitem nie tylko dla pracownika, ale i pracodawcy.
Zmiany podatkowe dotyczące finansowania posiłków
Podstawa składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe co jakiś czas ulega zmianie. Jej najnowszą odsłonę poznaliśmy 1 września 2023 roku. W wyniku rozporządzenia, posiłki pracownika finansowane przez pracodawcę nie wliczają się do podstawy składkowej. Mowa nie tylko o finansowaniu posiłków. Rozporządzenie objęło także bony, talony, kupony i karty przedpłacone, które uprawniają do nabycia posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych. Warunek jest jeden – ich wartość nie może przekroczyć 450 złotych.
Posiłki dla pracowników sfinansowane przez pracodawcę a PIT
Przychód pracownika to nie tylko „żywy” pieniądz. Są nim także świadczenia wypłacane w formie benefitów, jak np. posiłki finansowane przez pracodawcę. To świadczenie nieodpłatne. Jednak, by zostało uznane za przychód podatkowy, należy spełnić 3 warunki.
WARUNEK I – pracownik korzysta ze świadczenia dobrowolnie
WARUNEK II – świadczenie przynosi pracownikowi korzyść (tzn. dzięki posiłkom finansowanym przez pracodawcę, pracownik uniknie wydatku, który musiałby ponieść)
WARUNEK III – jest to świadczenie dopasowane indywidualnie – nie jest dostępne dla wszystkich podmiotów, określa wartość pieniężną i odbiorcę.
Jeżeli warunki te zostaną spełnione, świadczenie wlicza się do przychodu pracownika. Tym samym pracodawca jako płatnik jest obowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na PIT.
Owocowe czwartki a PIT
Wielu przedsiębiorców sięga po zdrowe rozwiązania motywujące pracowników. Jednym z nich są popularne w ostatnim czasie „owocowe czwartki”. To sytuacja, w której pracodawca udostępnia pracownikom świeże owoce i warzywa w formie szwedzkiego stołu. Ten zabieg z pewnością poprawia atmosferę w biurach, ale podatkowo niewiele wnosi. Tego typu świadczenia nie można uznać za przychód podatkowy pracownika. Nie ma obowiązku obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczki na PIT z tego tytułu.
Posiłki dla pracowników a ZUS
Dofinansowanie posiłków dla pracownika wcale nie oznacza konieczności odprowadzania dodatkowych składek do ZUS. Zwolnienie obowiązuje w przypadku, gdy kwota przyznana przez pracodawcę nie przekroczy 450 złotych. Rozporządzenie pozostawia pracodawcy dowolność w kwestii formy zapewnianych posiłków. Mogą to być obiady z kantyny na terenie firmy, posiłki opłacane kartą lunchową lub zamawiane z dowozem do miejsca pracy. Co istotn moga to być posilki cieple, zimne jak np. kanapki ale równie przekąski energetyczne jak batony. Posiłki są finansowane i udzielane do każdej przepracowanej zmiany, tym samym za czas urlopu lub zwolnienia chorobowego pracownikowi posiłki nie są wydawane, finansowane.
Posiłki dla pracowników a BHP
Z obowiązku składkowego są zwolnione także posiłki regeneracyjne. To świadczenia dla pracowników, którzy wykonują prace obciążone dużym wysiłkiem fizycznym. W myśl ustawy chodzi o pracę, która oznacza wydatek energetyczny przekraczający 2000 kcal u mężczyzn i 1100 kcal u kobiet. Kolejną grupą, której przysługują tego typu posiłki, są osoby pracujące w trudnych warunkach, np. górnicy. Wytyczne te dokładnie określają przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy, ale także te wydane przez Radę Ministrów. Uprawnienie do posiłków regeneracyjnych powstaje po przepracowaniu minimum 6 godzin w warunkach przewidzianych przez prawo. W ekstremalnych warunkach pracownikowi mogą być zapewnione nawet dwa posiłki dziennie.
Kiedy posiłki dla pracowników są zwolnione z PIT i oskładkowania?
Zwolnienie z opłacania składek wiąże się z koniecznością udokumentowania wydanych środków. W tym celu warto zachować paragony lub wykazać się fakturą.
Jaka kwota na posiłek regeneracyjny 2025?
Wysokość dofinansowania posiłków nie może przekroczyć 450 zł miesięcznie na pracownika. Nie przysługuje ekwiwalent z tytułu dofinansowania. Nie ma przeszkód w tym, aby koszty posiłków dzielić z pracownikiem, jednak należy pamiętać o dobrowolności korzystania z posiłków i co za tym idzie partycypowania w kosztach ich nabycia przez pracownika. Pracownik może nie zgodzić się z ceną posiłku, wówczas rezygnując z dopłaty rezygnuje również z dofinansowania, jakie pracodawca zapewnia do posiłku. Kwestią umowną jest np. wydatkowanie dofinansowania w kwocie 450 zł w cyklu miesięcznym na mniejszą ilość posiłków, niż przypada dni roboczych miesięcznie.
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług. Kancelaria podatkowa pomaga w zrozumieniu, obniżeniu oraz efektywnym zarządzaniu kwestiami podatkowymi.
