Niezapłacona faktura – co zrobić, gdy klient nie płaci

Niezapłacona faktura – co zrobić, gdy klient nie płaci

Niezapłacona faktura to ryzyko każdego przedsiębiorcy i niestety dośc czesty problem. Poza ostrożnością w udzielaniu kontrahentom płatności odroczonej warto wiedzieć jak sobie poradzić, gdy do zaległości dojdzie.

Sprawdź również: księgowość dla spółki Bydgoszcz

Co zrobić gdy klient nie płaci za fakturę?

Opóźnienia w płatnościach za faktury to codzienność współczesnego biznesu. Niestety wiele firm nie płaci faktur w terminie. Powody mogą być różne, zwykle przedsiębiorcy tłumaczą się trudnościami w płynności finansowej spowodowanymi okresowymi kłopotami finansowymi, czasem przyczyną jest kwestia ustalenia rozliczenia czy termin biegnie od wystawienia faktury, czy też od otrzymania faktury, co znacznie eliminują popularnie stosowane e-faktury.  Pierwszym krokiem jaki powinno się wykonać, gdy klient nie płaci faktury, spóźnia się z zapłatą to wyjaśnić sytuację poprzez upomnienie się. Często jest to krok wystarczający. Kolejnym krokiem jest wystosowanie oficjalnego pisma z wezwaniem do zapłaty i poinformowaniem o konsekwencjach prawnych jakie wypływają z wezwania, gdy faktura nie zostanie opłacona. 

Co jeśli klient nie płaci?

Brak zapłaty za fakturę generuje dodatkową pracę, głównie w zakresie księgowości, windykacji, są to nie tylko obciążenie czasowe ale i kosztowe. Odzyskanie należności jest szczególnie trudne od przedsiębiorców, dla których nie są to jednostkowe przypadki i tymczasowe trudności płatnicze, ale obowiązująca polityka firmy. By uniknąć kłopotów warto zanim ustalimy warunki płatności z klientem sprawdzić reputację płatniczą firmy. Ustalając klientowi płatność gotówką lub poprzez przedpłatę można skutecznie wyzbyć się problemu, jaki generuje niezapłacona faktura

Przypomnienie o niezapłaconej fakturze

W interesie firmy wystawiającej fakturę jest ściągnięcie płatności od dłużnika. zanim dług oddamy firmie windykacyjnej warto samodzielnie spróbować odzyskać środki. Wysłanie maila z przypomnieniem o upłynięciu terminu płatności i powstaniu zaległości nie jest kosztowne. Warto jednak zredagować maila w taki sposób, by nie było wątpliwości o jaką należność chodzi, dlatego też w mailu powinien znaleźć się termin wystawienia faktury oraz termin płatności wraz z datą, ilość dni po terminie, wartość faktury oraz numer przeterminowanej faktury. To minimum treści jaką winien zawierać mail przypominający. Opcjonalnie można dołączyć do maila skan niezapłaconej faktury, dopisać termin na uiszczenie zaległości, czy wskazać przedmiot faktury, osobę odbierającą, konsekwencje niezapłacenia należności itd.  Im szybciej wyślemy takie przypomnienie, tym lepiej. Może się zdarzyć, że dłużnik przeoczył płatności lub faktura do niego nie dotarła. Brak płatności za fakturę po mailu z przypomnieniem pozwala na wystosowanie wezwania do zapłaty.

Co grozi za niezapłacone faktury?

Jeśli w terminie faktura nie została zapłacona, również nie została opłacona po przypomnieniu należy sporządzić przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jeśli i po tym kroku nie będzie spłacony dług wówczas można sporządzić pozew o zapłatę i wnieść sprawę do sądu. Wyrok nakazowy jest podstawą do egzekucji należności poprzez windykatora, komornika wraz z kosztami sądowymi oraz egzekucji wraz z odsetkami od wartości długu. 

Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty powinno zawierać takie elementy jak dane teleadresowe nadawcy, wystawcy faktury oraz adresata, dłużnika. Ponadto w wezwaniu musi znaleźć się tytuł – przedsądowe wezwanie do zapłaty, własnoręczny podpis nadawcy, jak też suma wynikająca z niezapłaconej faktury z osobno wyliczonymi odsetkami do jakich naliczenia przedsiębiorca ma prawo zarówno na mocy kodeksu cywilnego, jak i na mocy przepisów o odsetkach w transakcjach handlowych. Jeśli mamy prawo do naliczenia kosztów odzyskania należności, również należy koszty te wpisać w wezwaniu.

Bardzo istotnym elementem wezwania jest wskazanie numeru faktury jaka powoduje dług oraz terminu jaki wyznaczyć dłużnikowi na opłacenie długu, termin ten jest nieprzekraczalny i powoduje określone konsekwencje, jakie także powinny zostać opisane w wezwaniu. Aby formalnie wezwanie było ważne należy w piśmie wskazać numer rachunku bankowego na jaki ma zostać wpłacona należność, nawet jeśli w fakturze jest rachunek wskazany.

Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych a uprawnienia wierzyciela

Ustawa o przeciwdziałaniu opóźnieniom w transakcjach handlowych wprowadza korzystniejsze odsetki od niezapłaconej faktury, jak również umożliwia dochodzenie rekompensaty za koszty odzyskania należności, która jest zależna od wartości zadłużenia. Jeśli wartość zadłużenia nie przekracza 5000 PLN rekompensata wynosi 40 euro, przy długu wartości między 5000 a 50 000 jest to 70 euro, zaś gdy dług przekracza wartość 50 000 można dochodzić 100 euro rekompensaty. 

Formalne warunki wezwania do zapłaty

Aby wezwanie do zapłaty można było dołączyć do pozwu sądowego musi spełniać wymogi formalne. Przede wszystkim musi zawierać wyżej opisane elementy pisma, ponadto musi zostać wysłane poczta za potwierdzeniem odbioru na adres wpisany w KRS lub CEDG. Do własnej dokumentacji warto dołączyć kopię wezwania. Jeśli procedura ta nie przyniosła pozytywnego skutku można ją ponowić dając jeszcze jedną szansę na spłacenie należności bądź sporządzić pozew do sądu. O ile wezwanie do zapłaty można przygotować samodzielnie i nie jest to pismo trudne do zredagowania by nie zawierało błędów i braków formalnych, to pisząc pozew warto zwrócić się o pomoc profesjonalisty. Doradca podatkowy Bydgoszcz, jak i wiele konkurencyjnych biura rachunkowych i kancelearii prawnych oferuje pomoc w odzyskiwaniu należności, w tym porady dotyczące egzekucji, sporządzanie pism procesowych i zastępstwo procesowe.