Obsługa kadrowo-płacowa często jest w firmie niedoceniana, włącza się ją to do działu kadr, to znów do działu księgowości, jak niechciane piąte koło u wozu realizowana na doczepkę przez osoby mające zupełnie inne obowiązki. tymczasem to bardzo ważny zestaw prac, obowiązków jakie powinny być powierzone samodzielnemu pracownikowi, bądź nawet grupie pracowników w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i ilości pracy do wykonania.
Jaki jest proces obsługi kadrowo-płacowej w firmie?
Obsługa kadrowa obejmuje bardzo złożony proces czynności z zatrudnieniem związanych. W każdej firmie w której są zatrudnieni pracownicy potrzebne są rozliczenia zatrudnienia. O ile w przypadku jednolitego zatrudnienia wszystkich pracowników w oparciu np. umowę o pracę nie jest to tak złożone, to w przypadku różnych umów, zasad współpracy rodzi się szereg różnorodnych obowiązków. Pracownicy mają zróżnicowane nie tylko umowy ale również stawki opodatkowania, różne opcje ubezpieczenia, niektórzy pracownicy są rencistami, inni na macierzyńskim urlopie, jeszcze inni na zwolnieniu lekarskim. Obsługa kadrowo-płacowa to przede wszystkim właściwe obliczenie wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne, wypadkowe oraz podatku, a ostatecznie również wynagrodzenia netto. Ponadto proces kadrowo-płacowy obejmuje także obliczenia premii, prowizji, wystawienie zaświadczeń dla pracowników, pasków miesięcznych, złożenie stosownych deklaracji urzędowych itd. Co więcej w tym procesie mieści się również rozliczenie z pracownikami na wypowiedzeniu, wypłata odpraw, nagród okolicznościowych itd.
Jakie elementy są uwzględniane przy kalkulacjach płacowych?
Obliczenie wynagrodzenia musi uwzględniać obowiązujące przepisy. Oprócz premii, dodatków, okolicznościowych nagród, świadczeń świątecznych, specjalnych, prowizji od sprzedaży itd. należy uwzględnić równie szeroki wachlarz potrąceń. Programy lojalnościowe, socjalne w firmie pozwalają pracownikom korzystać z rozmaitych rozwiązań takich jak ubezpieczenie grupowe, karnety kulturalno-sportowe, dofinansowanie do nauki języków, wyżywienia itd. Poza dobrowolnymi potrąceniami kadry muszą uwzględniać również stałe potrącenia zasądzone pracownikowi czy to wyrokiem sądu jak alimenty czy nałożony egzekucją komorniczą. Czasem dochodzi do tego fundusz kasy zapomogowo-pożyczkowej i wiele innych. Mając do obsługi kilkaset pracowników place w firmie mają co robić. Wykonywane na bieżąco kalkulacje płacowe są niezbędne na potrzeby budżetowania wydatków w firmie.
Sprawdź: Doradca podatkowy Bydgoszcz
Jakie korzyści przynosi efektywna obsługa kadrowo-płacowa?
Bieżące i właściwe rozliczenia z pracownikami wpływają pozytywnie na ocenę pracodawcy na rynku pracy, ale też wskazują na wypłacalność przedsiębiorstwa. Przygotowanie listy płac dzięki programom do obsługi kadrowo-płacowej nie jest trudne, niemniej wymaga uwzględnienia wielu czynników. Oprócz wynagrodzeń obsługa kadrowa to także prowadzenie dokumentacji na potrzeby medycyny pracy, BHP czy historii rozwoju osobistego i zawodowego, poprzez odbyte szkolenia. To również rekrutacja nowych pracowników, sporządzanie zapotrzebowań na pracowników, jak też opracowanie zakresu obowiązków na danym stanowisku, opracowanie spisu zagrożeń pracowniczych, ryzyka zawodowego, prowadzenie spraw związkowych, o ile nie funkcjonują w zakładzie wyodrębnione związki zawodowe. Te wszystkie elementy muszą być wykonywane starannie, punktualnie, a wówczas firma ma szanse funkcjonować sprawnie.Nalezy mieć na względzie politykę płacową i preliminarz wynagrodzeń na kolejne półrocze.
Jakie są najważniejsze aspekty procesu kadrowo-płacowego w firmie?
Planowanie i budżetowanie wynagrodzeń nie jest zadaniem łatwym, wymaga szerokiej wiedzy i zestawienia wielu danych uwzględniających nie tylko sytuację wewnątrz organizacji ale i tę na zewnątrz w szerszym ujęciu rynku lokalnego, branżowego. Zarządzanie personelem ma również niematerialny wymiar. Stworzenie przyjaznej atmosfery jest niezmiernie ważne. Wszelkie szkolenia, imprezy integracyjne i okolicznościowe, w tym uroczystości jubileuszowe itp. muszą byc budżetowane. czynności te leżą w kompetencjach pracowników kadrowych. koszty obsługi kadrowej to również koszty badań lekarskich, wstępnych i okresowych, refundację okularów i inne koszty wynikające z uprawnień pracowniczych.
Sprawdź: Księgowość dla JDG Bydgoszcz
