Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą przy odrobinie chęci i poświęcenia czasu można prowadzić księgowość firmy samodzielnie, jednak kiedy nasz biznes się rozwija i obowiązków w zakresie rachunkowości przybywa, warto pomyśleć o profesjonalnym wsparciu i zewnętrznej organizacji księgowości.

W tym zakresie swoją ofertą służy biuro rachunkowe. Wybór biura to poważna decyzja, a jest z czego wybierać, bowiem podmiotów świadczących usługi rachunkowe na zlecenie klienta zarówno stacjonarnie, jak i online nie brakuje. Ponadto wiele biur rachunkowych poza usługami księgowymi zapewnia kompleksową obsługę prawną, kadrową, BHP itd.

Cechy dobrego biura rachunkowego

Posiadanie licencji na prowadzenie biura rachunkowego zobowiązuje do świadczenia usług księgowych na odpowiednim poziomie jakości. Sama licencja to za mało dla reputacji biura, potrzebny jest wykwalifikowany personel oraz kultura pracy. 

Poprawność rozliczeń, terminowość, kreatywne i  w pełni legalne rozwiązania dla klienta to cechy budujące zaufanie i zadowolenie ze świadczonych usług. Szeroki wachlarz usług oraz gotowość ze strony biura do wyjaśnienia wątpliwości, udzielenia porady klientowi to również bardzo ważne atuty biura księgowego, którymi zachęcić może większą ilość odbiorców. 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego?

Duży wybór biur rachunkowych to z jednej strony ułatwienie dla klienta przedsiębiorcy, z drugiej utrudnienie, gdyż oferty biur różnią się zakresem współpracy, specjalizacją pod kątem świadczonych usług, obsługi typu podmiotów obsługiwanych, a także metodą i sposobem organizacji  pracy itd. Wybierając biuro rachunkowe, należy zwrócić uwagę na kontakt z biurem, sposób dostarczania dokumentów, czas reakcji na przesłaną dokumentację, pytania.

Bardzo ważną cechą biura jest zakres usług, im jest szerszy, tym lepiej dla firmy. Coraz częściej usługi księgowe to nie tylko wprowadzenie operacji do systemu, obliczenie podatku, wypełnienie formularzy wymaganych przepisami prawa, ale również doradztwo, optymalizacja podatkowa, zastępstwo w sprawach skarbowych itp. Istotnym kryterium wyboru powinno być bezpieczeństwo danych i dbałość o ich poufność. Systemy biura rachunkowego powinny być należycie zabezpieczone przed atakami hakerskimi, a korespondencja z biurem należycie szyfrowana. Bezwzględnie kancelaria podatkowa powinna udostępniać klientowi wgląd online do swojej dokumentacji firmy. 

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Zanim zaczniemy oceniać poszczególne oferty biur rachunkowych, należy sporządzić własną indywidualną listę potrzeb, oczekiwań oraz priorytetów. Na jej podstawie o wiele łatwiej będzie dokonać wyboru pośród stosunkowo podobnych propozycji współpracy. Dla każdej firmy cechy dobrego biura rachunkowego będą inne. Oferta biura powinna być elastyczna i dopasowana do potrzeb konkretnej firmy, zapewniać terminową i rzetelną obsługę, biuro powinno dysponować doświadczeniem w prowadzeniu księgowości dla podobnych klientów. Ponadto kontakt z biurem winien być nieskrępowany, a dostępność pracowników jak największa. 

Wybór biura rachunkowego nie może być przypadkowy ani pochopny. Aby ocenić biuro rachunkowe, można umówić się na spotkanie w sprawie współpracy, czasem wystarczy kilka maili, rozmowa telefoniczna, aby stwierdzić czy kompetencje biura oraz jakość obsługi jest dokładnie taka, o jakiej biuro zapewnia i której oczekujemy.

Umowa współpracy z biurem

Współpraca z biurem rachunkowym powinna opierać się na pisemnej umowie współpracy, świadczenia usług. Umowa określa zakres praw i obowiązków każdej ze stron wraz z ustaleniem cennika lub opłaty abonamentowej, miesięcznej. Ponadto w umowie zawarte są warunki wypowiedzenia usług i odpowiedzialności za ewentualne pomyłki, niewykonanie usługi itp.

Biuro rachunkowe stacjonarnie czy online?

W XXI wieku trudno znaleźć na rynku biuro rachunkowe pracujące wyłącznie stacjonarne, o wiele prościej napotkać na wyłącznie e-biuro rachunkowe. Jedno i drugie ma szereg zalet i wad. Najlepszym z rozwiązań jest wybór biura rachunkowego pracującego w trybie mieszanym, zlokalizowanego stosunkowo blisko, aby w razie zaistnienia takiej potrzeby można było stawić się osobiście. Nie zawsze i nie każdą sprawę można załatwić zdalnie, aczkolwiek księgowość online jest bardzo komfortowa.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Zmiana biura rachunkowego obsługującego przedsiębiorcę powinna należeć do rzadkości, bowiem jest wysoce problematyczna. Oczywiście jeśli nie jesteśmy zadowoleni z usług biura, współpraca nie układa się pozytywnie, należy rozważyć wypowiedzenie umowy współpracy. 

Zmiany dokonać można w dowolnym momencie roku podatkowego. Najlepszym momentem na zmianę jest przełom roku podatkowego. Ustalenie zakończenia współpracy z dotychczasowym biurem księgowym na koniec roku podatkowego to optymalne rozwiązanie.

Gdzie szukać biura rachunkowego?

Poszukiwania biura rachunkowego zacząć należy od najbliższego otoczenia. Bardzo często znajomi, współpracownicy, dostawcy czy klienci mogą polecić sprawdzone biuro rachunkowe. Jeśli wolimy kierować się innymi kryteriami niż reputacja, pozytywna opinia i polecenie warto zajrzeć do sieci, gdzie zapoznać się można z biurami rachunkowymi działającymi w okolicy, przeanalizować ich oferty i cennik usług. Czasem poszukiwania mogą potrwać sporo czasu, kiedy specyfika firmy wymaga szczególnej wiedzy i znajomości przepisów np. z dziedziny podatków w państwach azjatyckich. 

Ilość biur rachunkowych na rynku, zwłaszcza w dużych miastach powoduje, że konkurują one między sobą nie tylko ceną, ale dostępnością, zakresem usług, sposobem funkcjonowania. Coraz bardziej nowoczesne systemy oparte na wirtualnym biurze pozwalają na szybką i skuteczną wymianę dokumentów, konsultację zdalną z klientem, kontrolę i monitoring wykonywanych czynności, podejmowanych działań jak np. raport zaksięgowanych dokumentów.

Czynniki decydujące o wyborze biura rachunkowego

Kluczowymi czynnikami wyboru biura rachunkowego poza atrakcyjnym cennikiem, warunkami umowy współpracy powinien być zakres usług, lokalizacja siedziby, liczba obsługiwanych klientów jak też obsługiwane języki obce. 

Nie zawsze jednak wymienione czynniki są decydujące. Oprócz nich istotne znaczenie ma ochrona danych powierzonych w procesie księgowania. Udostępnienie danych finansowych podmiotowi zewnętrznemu wymaga sprawdzenia zabezpieczeń tegoż podmiotu. Czasem wystarczy zapytać o politykę bezpieczeństwa, czasem dokonać audytu bezpieczeństwa danych poprzez sprawdzenie zabezpieczeń serwerów, systemów przeciwdziałających wyciekom danych i ich utracie.

  • Bardzo ważnym czynnikiem wpływającym na decyzje o wyborze danego biura jest jego aktywne podejście do realizacji usług. W praktyce chodzi o zapobiegnięcie sytuacji biernego czekania biura na przesłanie dokumentów, czy dyspozycje sporządzenia raportu, pism urzędowych i podejmowanie inicjatywy korekt itd. 
  • Aktywne podejście biura to przede wszystkim system obiegu dokumentów z automatycznym powiadomieniem, przypomnieniem o wymaganym działaniu. Kolejnym plusem dla biura rachunkowego są cykliczne szkolenia personelu uaktualniające stan prawny oraz praktyczne wykorzystanie nowych rozwiązań księgowych. 

Takie podejście biura gwarantuje rozwój i innowacyjność w rachunkowości. Dowodem na wyszkolenie pracowników księgowych, może być elastyczność pracy na wielu systemach księgowych, dopasowując się do klienta, jego potrzeb.

Wsparcie przedsiębiorcy ze strony biura rachunkowego

Wybór biura rachunkowego to nie tylko wybór dostawcy usług, ale również doradcy i konsultanta wspierającego działalność operacyjną przedsiębiorstwa. Księgowość może i powinna wspierać decyzje biznesowe poprzez podpowiedzi w zakresie optymalnych biznesowo inwestycji, lokowania zysku, obniżania kosztów działalności, rozwoju w nowych obszarach rynku itp. Na bazie bieżących raportów i analizy przepływów pieniężnych biuro rachunkowe może wspierać klienta w wytyczaniu strategii zmian i rozwoju firmy, w tym źródeł jej finansowania.

W ramach wsparcia klienta bardzo duże znaczenie ma obsługa klienta biura rachunkowego. Dostępność kontaktu na potrzeby klienta, szybkość odpowiedzi, jakość udzielonej informacji. Ma na to wpływ nie tylko polityka obsługi klienta biura, ale również obłożenie pracowników, doświadczenie kadry i ilość obsługiwanych klientów. 

Biura rachunkowe działają w co najmniej dwóch trybach obsługi, poprzez przydzielenie opiekuna klienta przypisanego do danego klienta, bądź poprzez obsługę call center/help desk, gdzie każdorazowo klient trafia na przypadkowego konsultanta. Każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety. Liczniejsza kadra gwarantuje ciągłość usługi, jednakże nie zawsze pozytywnie wpływa na jakość usługi.

Specjalizacja biura rachunkowego

Coraz częściej na rynku spotkać można multidyscyplinarne podmioty świadczące usługi kompleksowej obsługi firm. Dzięki współpracy z nimi można skorzystać zarówno z usług księgowych, jak też optymalizacji podatkowej, sprawozdań finansowych, doradztwa inwestycyjnego, konsultacji prawnych i wielu innych. 

Rozbudowany portfel usług zapewnia o doświadczeniu biura w obsłudze przeróżnych podmiotów, bez względu na ich formę prawna, wielkość, specyfikę działalności, czy grupę odbiorców z całego świata. Mimo, iż każde biuro rachunkowe na wypadek popełnienia błędu posiada polisę OC, biorąc odpowiedzialność za wykonane usługi, o wiele lepiej jest wybierać biuro gwarantujące poprawność rozliczeń księgowo-podatkowych bez korzystania z polisy ubezpieczeniowej.