Kontrola podatkowa to duży stres dla całej firmy nie tylko pracowników księgowości i właścicieli. Warto wiedzieć, jak się przygotować do kontroli. Spokój, opanowanie i przejrzystość dokumentów to podstawa udanej kontroli. Przede wszystkim urzędników organu kontrolującego nie należy traktować jak intruzów, a tak jak sami chcielibyśmy być potraktowani, wykonując ich pracę.
Przygotowanie do kontroli podatkowej
Do kontroli podatkowej przygotować się należy zarówno fizycznie poprzez przygotowanie stosownych dokumentów, jak i psychicznie poprzez pozytywne nastawienie, spokój. Kontrola podatkowa firmy może ujawnić nieprawidłowości w bieżących rozliczeniach z fiskusem lub błędy w dokumentacji wymagające usunięcia i korekty wykonanych odpisów. Jak uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej? Aby uniknąć nieprzyjemności z tym związanych czy przyspieszyć kontrolę należy przed przystąpieniem do kontroli sprawdzić prawidłowość dokonywanych czynności podatkowych, a zwłaszcza przygotować dokumenty w postaci faktur wystawianych i otrzymywanych przez przedsiębiorcę, podatkową księgę przychodów i rozchodów, jak też deklaracje PIT i VAT złożone przez podatnika, ewidencję środków trwałych. W zawiadomieniu o wyznaczeniu terminu kontroli organ przeprowadzający kontrolę zazwyczaj zobowiązuje podatnika do przedłożenia określonych dokumentów. To właśnie ta lista dokumentów powinna stanowić priorytet w przygotowaniu.
Jak przygotować dokumentację podatkową firmy?
Co prawda dokumenty drukowane są coraz rzadziej w obiegu. Jednak podstawowe dokumenty księgowe warto na okoliczność kontroli wydrukować i zgromadzić w jednym miejscu, nawet jeśli przepisy nie wymagają przechowywania ich w wersji drukowanej fizycznie. Dobrze jest najważniejsze dokumenty do kontroli podatkowej uporządkować chronologicznie i tematycznie, tak aby w razie potrzeby okazania konkretnego dokumentu można było go szybko i łatwo znaleźć. Istotne jest także, aby dokumenty były kompletne, zawierały wymagane podpisy itp. Może się zdarzyć, że w trakcie kontroli będzie potrzebne sprawdzenie dodatkowych dokumentów, dlatego też nie ma co ukrywać faktu kontroli przed załogą firmy, a wręcz przeciwnie poinformować personel o przebiegającej kontroli na wypadek, gdyby było potrzebne wsparcie ze strony któregoś pracowników spoza grona wydelegowanych do udziału w kontroli. Aby usprawnić przebieg kontroli, warto w firmie wyznaczyć osobę lub w razie potrzeby osoby odpowiedzialne za udzielanie odpowiedzi kontrolerom, kontakty z inspektorami.
Jak wygląda kontrola podatkowa w firmie?
Jak wyglądają procedury podczas kontroli podatkowej krok po kroku, nie jest tajemnicą. To, co sprawdza urząd skarbowy podczas kontroli, nie jest przypadkowe, a wynika z określonych procedur. Nie jest to też absolutnie złośliwość urzędnicza ani wynik donosu osób trzecich. Rewizja finansowa przeprowadzana jest szybko i sprawnie, o ile dokumenty są przygotowane kompleksowo. W ramach kontroli inspektorzy mogą wymagać zrobienia kopii wybranych dokumentów, jak też przesłuchiwać podatników. Sprawdzeniu podlegają zarówno dokumenty pod kątem ich treści, ale również sposobu przechowywania oraz gromadzenia.
Jak długo trwa kontrola podatkowa?
W zależności od wielkości przedsiębiorstwa kontrola podatkowa może trwać od dwunastu do czterdziestu ośmiu dni. W praktyce, zwłaszcza u małych i mikro przedsiębiorców urząd zwraca się do firmy o dostarczenie dokumentów do kontroli, mogą to być wybrane faktury za wskazany okres, dokumenty w zakresie kwotowym lub przedmiotowym. Wówczas kontrola przebiega w siedzibie urzędu i kończy ją dostarczenie przedsiębiorcy protokołu kontroli. W większych firmach inspektorzy dokonują kontroli w siedzibie firmy. Przygotowanie na inspekcję skarbową jest dość istotne, gdyż kontrolowane mogą być przelewy, faktury, inne dokumenty. Z reguły są to te same dokumenty, które są wymagane, gdy prowadzony jest audyt podatkowy.
Jak zabezpieczyć firmę przed karami skarbowymi?
Co do zasady przedsiębiorca powinien być gotowy do kontroli bez zapowiedzi, czego wymagają procedury compliance w podatkach, jednakże urząd ma obowiązek informowania o terminie kontroli skarbowej. Mając nieco czasu można zarówno od strony technicznej przygotować dokumenty do kontroli, ale również zapobiec konsekwencjom niedopatrzeń, uchybień w prowadzeniu podatków firmy. W tym celu warto przeanalizować swoje działania, w czym pomóc może fachowy doradca podatkowy i kancelaria podatkowa Bydgoszcz. Może wówczas okazać się, że potrzebne jest wprowadzenie korekt w rozliczeniach podatkowych, bądź wdrożenie innych rozwiązań na podstawie rozeznania ryzyk podatkowych.