Sytuacja na rynku i w Twojej branży zmieniły się na tyle dynamicznie, że prowadzenie działalności gospodarczej jest dla Ciebie teraz wyzwaniem. W dodatku masz propozycję podpisania umowy, z mocą której staniesz się pracownikiem. Czy to oznacza, że warto przestać być szefem? Czy warto zawieszać działalność gospodarczą? Przed podjęciem decyzji warto uporządkować firmowe rozliczenia i sprawdzić, czy księgowość online może ułatwić zarządzanie dokumentacją w okresie przerwy w prowadzeniu biznesu.
Kiedy warto zawiesić działalność gospodarczą?
Spadek liczby zleceń wywołany, np. zakończeniem sezonu. Choroba lub dłuższy urlop albo potrzeba zmiany modelu biznesowego. To tylko niektóre z okoliczności, które sprawiają, że przedsiębiorcy zastanawiają się nad czasowym wstrzymaniem działalności gospodarczej. To jeden z przywilejów, który oznacza, że nie musisz zamykać firmy i wykazywać w niej nieprzerwanej aktywności. Wystarczy, że ją czasowo zawiesisz.
Zawieszenie działalności gospodarczej – co to oznacza?
Wróćmy jeszcze do terminologii. Czym to zawieszenie działalności gospodarczej w zasadzie jest? To rozwiązanie, które ułatwia formalne przerwanie prowadzenia firmy, ale nie oznacza, że musisz ją zamknąć i wykreślić z rejestru. W związku z tym, warto pamiętać, że zawieszenie firmy to jednak pewne obowiązki dla jej właściciela. Nim się na te ruch zdecydujesz, nim złożysz wniosek, zorientuj się:
- kto może zawiesić działalność gospodarczą?
- co wolno robić w okresie zawieszenia?
- jak wpłynie ono na rozliczenia z ZUS, urzędem skarbowym i VAT?
Oczywiście w tym artykule znajdziesz wszystkie odpowiedzi na te pytania.
Kto może zawiesić działalność gospodarczą?
Zacznijmy od odpowiedzi na pierwsze pytanie. Działalność wpisaną do CEIDG można zawiesić, jeżeli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Istnieje ważny wyjątek. Zawieszenie jest możliwe również wtedy, gdy zatrudnieni pracownicy przebywają na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, rodzicielskim albo wychowawczym — pod warunkiem, że nie łączą urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u przedsiębiorcy udzielającego tego urlopu.
Jednoosobową działalność można zawiesić z dowolnej przyczyny i wielokrotnie. Minimalny okres zawieszenia wynosi 30 dni, natomiast maksymalnego terminu zasadniczo nie ma. Przedsiębiorca może więc zawiesić biznes zarówno na kilka miesięcy, jak i na znacznie dłuższy czas.
W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością należy osobno przeanalizować zasady zawieszenia oraz związane z nim obowiązki księgowe. Pomocna może być w tym zakresie oferta spółka z o.o. księgowość Inowrocław, skierowana do przedsiębiorców potrzebujących obsługi księgowej spółki.
Jak zawiesić działalność gospodarczą?
Jeżeli podjąłeś już decyzję o zawieszeniu działalności, czekają Cię teraz formalności. Musisz złożyć wniosek do CEIDG, który rejestr automatycznie przekaże do ZUS, KRUS, US oraz GUS. Co ciekawe, data zawieszenia działalności jest elastyczna, co jest ważną informacją. Oznacza bowiem, że data zawieszenia może przypadać na dzień złożenia wniosku, ale może także wskazywać datę wcześniejszą lub późniejszą.
Ta swoboda zależy przede wszystkim od tego, czy przedsiębiorca rzeczywiście zaprzestał wykonywać działalność gospodarczą w dniu wskazanym we wniosku. Datę zawieszenia można wskazać jako przyszłą, jeżeli firma ma działać jeszcze przez kilka dni lub tygodni — przykładowo do czasu realizacji ostatnich zleceń, wystawienia faktur czy zakończenia współpracy z kontrahentami. Można też podać datę wcześniejszą niż dzień złożenia wniosku, ale tylko wtedy, gdy od wskazanego dnia przedsiębiorca faktycznie nie prowadził już bieżącej działalności i nie uzyskiwał z niej nowych przychodów. Nie ma zatem jednego, ustawowo określonego limitu. Kluczowe jest, aby data wskazana we wniosku odzwierciedlała rzeczywistą przerwę w działalności oraz pozostawała zgodna z dokumentacją i rozliczeniami firmy, w tym z fakturami, sprzedażą, VAT oraz składkami ZUS.
Czego nie wolno robić podczas zawieszenia działalności?
Zawieszenie działalności oznacza przerwę w jej prowadzeniu i należy to rozumieć dosłownie. W związku z tym, przedsiębiorca nie powinien realizować nowych zamówień. Jednak to, że firma funkcjonuje w stanie zawieszenia, nie oznacza, że nie możesz wykonywać żadnych czynności. Przepisy pozwalają wykonywać czynności konieczne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przykładowo przedsiębiorca może nadal opłacać najem lokalu, chronić firmowe mienie, utrzymywać domenę internetową czy regulować zobowiązania wynikające z umów zawartych przed zawieszeniem.
W czasie zawieszenia można także:
- przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia,
- regulować zobowiązania związane z działalnością prowadzoną wcześniej,
- sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie,
- uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych dotyczących wcześniejszej działalności,
- poddawać się kontroli na zasadach właściwych dla przedsiębiorców,
- powołać lub odwołać zarządcę sukcesyjnego.
To szczególnie ważne dla firm, które mają nierozliczone faktury. Jeśli klient zapłaci w okresie zawieszenia za usługę wykonaną wcześniej, nie oznacza to automatycznie naruszenia zasad zawieszenia. Kluczowe jest to, aby należność dotyczyła okresu sprzed zawieszenia, a nie nowej sprzedaży lub nowego zlecenia.
Zawieszenie działalności a podatek dochodowy
Jeżeli myślisz o zawieszeniu działalności gospodarczej jako o możliwości, która ograniczy Twoje koszty, to zmierzasz w dobrą stronę. Jedną z podstawowych korzyści zawieszenia jest brak obowiązku bieżącego opłacania zaliczek na PIT albo ryczałtu za pełne okresy, w których działalność pozostaje zawieszona. Przedsiębiorca nie musi więc rozliczać comiesięcznych lub kwartalnych zaliczek, jeśli nie prowadzi aktywnie firmy.
Inaczej wygląda sytuacja przy karcie podatkowej. Gdy zawieszenie nie obejmuje całego miesiąca, miesięczną kwotę podatku zmniejsza się o 1/30 za każdy dzień zawieszenia.
Trzeba pamiętać, że zawieszenie nie zwalnia z obowiązku złożenia rocznego zeznania podatkowego. Przedsiębiorca powinien wykazać w nim przychody i koszty uzyskane przed zawieszeniem, a także ewentualne rozliczenia dotyczące okresu zawieszenia.
Przy okazji rocznego rozliczenia podatkowego warto również zweryfikować dostępne preferencje podatkowe. Jedną z nich jest Ulga dla seniorów, z której można skorzystać po spełnieniu określonych warunków dotyczących wieku, aktywności zawodowej i pobierania świadczeń emerytalnych.
Ważna zasada dotyczy również amortyzacji. W czasie zawieszenia nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, które nie są używane. W praktyce oznacza to, że firma może nadal posiadać samochód, komputer czy maszyny, ale jeżeli nie są wykorzystywane w działalności, ich amortyzacja podatkowa zostaje wstrzymana.
VAT i JPK podczas zawieszenia działalności
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT co do zasady nie musi składać plików JPK_V7M albo JPK_V7K za pełne miesiące lub kwartały objęte zawieszeniem. Nie jest to jednak reguła bez wyjątków.
Deklarację należy złożyć między innymi wtedy, gdy w okresie zawieszenia przedsiębiorca:
- dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
- importuje usługi albo jest podatnikiem VAT z tytułu zakupu towarów,
- wykonuje korektę proporcji VAT,
- chce odliczyć VAT od kosztów ponoszonych w okresie zawieszenia, takich jak najem lokalu czy abonament telefoniczny,
- musi skorygować wcześniejszą deklarację,
- wykonuje czynność, która wymaga rozliczenia VAT, np. sprzedaż środka trwałego.
Jeżeli zawieszenie trwa nieprzerwanie przez sześć miesięcy, przedsiębiorca zostaje wykreślony z rejestru czynnych podatników VAT. Po wznowieniu działalności powraca do rejestru automatycznie, bez konieczności składania dodatkowego wniosku.
Sytuacja może wyglądać inaczej, gdy przedsiębiorca chce w okresie zawieszenia wykonywać czynności opodatkowane VAT, np. wynajmować lokal lub sprzedać środek trwały. W takim przypadku powinien odpowiednio wcześniej zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego. Dzięki temu nie dojdzie do wykreślenia z rejestru VAT albo status czynnego podatnika zostanie przywrócony na czas realizowania tych czynności.
Co dzieje się ze składkami ZUS podczas zawieszenia działalności?
W okresie pełnego zawieszenia działalności przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym i nie opłaca składek ZUS. Nie składa także standardowych dokumentów rozliczeniowych związanych z prowadzeniem firmy.
Jeżeli działalność zostanie zawieszona w trakcie miesiąca, rozliczenie wygląda inaczej:
- składkę zdrowotną trzeba opłacić za cały miesiąc,
- składki na ubezpieczenia społeczne nalicza się proporcjonalnie do liczby dni, przez które działalność była aktywna.
Warto zwrócić szczególną uwagę na ubezpieczenie zdrowotne. Prawo do świadczeń zdrowotnych wygasa po 30 dniach od ustania ubezpieczenia. Jeżeli przedsiębiorca nie ma innego tytułu do ubezpieczenia — na przykład etatu, statusu osoby bezrobotnej, ubezpieczenia przez małżonka albo innego źródła — powinien rozważyć dobrowolne zgłoszenie do NFZ.
Możliwe jest też dobrowolne przystąpienie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. To istotne dla osób, które nie chcą, aby dłuższa przerwa w firmie wpływała na ich historię ubezpieczeniową.
Czy zawieszenie działalności gospodarczej jest opłacalne?
Zawieszenie działalności gospodarczej warto traktować jako szansę. Ta pauza w aktywności biznesowej wielokrotnie pomaga stanąć na nogi i przeczekać trudny okres. Jednak nim złożysz wniosek w CEIDG, raz jeszcze prześledź ten artykuł, albo spotkaj się z doradcą podatkowym, by sprawdzić, co Cię czeka. Pamiętaj: zawieszenie nie oznacza, że działalności nie posiadasz.
Jeżeli potrzebujesz indywidualnej konsultacji dotyczącej podatkowych skutków zawieszenia firmy, sprawdź ofertę doradca podatkowy Bydgoszcz. Warto również zapoznać się z artykułem nowe uprawnienia doradcy podatkowego, aby dowiedzieć się więcej o zakresie wsparcia oferowanego przedsiębiorcom.
