Dopóki nie kupujemy albo nie sprzedajemy produktów lub usług na przedpłatę, dopóty nie zastanawiamy się, czym jest, ani jak powinien wyglądać i co zawierać poprawnie wystawiony dokument proforma. Tymczasem nie jest to rzadki dokument.
Co to jest proforma i jakie są jej podstawowe cechy?
Proforma, błędnie nazywana proforma w języku potocznym, codziennym to nic innego jak dokument wystawiany przed realizacją zamówienia celem wniesienia opłaty za zamówiony towar lub usługę. Dokument ten jest imienny i stanowi podstawę do zapłaty. Może być wystawiony w formie elektronicznej.
Prowadzi do powiązania z końcową po dostawie lub wykonaniu usługi. Pomiędzy tymi dokumentami może również zaistnieć obowiązek wystawienia zaliczkowej proformy, jeżeli zamówienie nie zostało zrealizowane do końca miesiąca, w którym nastąpiła zapłata za proformę. Często stosuje się zamiennie proformę i ofertę cenową celem prezentacji oferty sprzedaży. Definicja proformy określa, że jest to dokument wskazujący na cenę, termin i kwotę do zapłaty za oferowany produkt, usługę.
Zastosowanie proformy
Dokument proforma ma szerokie zastosowanie w handlu, bowiem doskonale zastępuje ofertę, minimalizując ilość dokumentów oraz będąc zarazem podstawą do uiszczenia zapłaty. Najczęściej proformę wystawia się celem pobrania przedpłaty lub zaliczki. Co do zasady pełni funkcję informacyjną.
W określonych okolicznościach może być także wezwaniem do zapłaty. Dokumentem handlowym staje się dopiero wówczas, jeśli zostanie zrealizowana zapłata. Jeśli chodzi o cel proformy w biznesie, to bez wątpienia warto wymienić uproszczenie procedury zakupu/sprzedaży. Kontrahent, otrzymując ofertę w postaci proformy uzyskuje informacje o cenie, warunkach handlowych oraz możliwość zapłaty za zamówienie bez generowania dodatkowych dokumentów. Korzyści z korzystania z proformy zauważają zarówno oferenci, jak i ich kontrahenci.
Kancelaria podatkowa pomaga w zrozumieniu oraz w terminowym dotrzymywaniu kwestii podatkowych. Zapraszamy do skorzystania z naszych usług.
Jakie informacje powinna zawierać proforma, aby była prawidłowo wystawiona?
Wcale nie jest oczywiste jak wystawić proformę. Z uwagi na fakt, że nie stanowi ona dokumentu księgowego, jej zawartość może wydawać się dowolna, nic bardziej mylnego.
Zazwyczaj korzystając z programów księgowych i nie tylko, wygenerowanie proformy jest bardzo proste, jednak jeśli mielibyśmy stworzyć dokument samodzielnie, należy pamiętać, że poza określeniem, że jest to proforma, dokument powinien posiadać swój numer, datę wystawienia, oznaczenie wystawcy oraz adresata. Możliwe jest wystawienie proformy na osobę fizyczną, jak również na firmę. Warto jest wiedzieć jakie informacje powinna zawierać proforma. W przypadku przedsiębiorcy numer NIP powinien znaleźć się w oznaczeniu adresata. Kluczowym elementem proformy jest wyszczególnienie pozycji towarów lub usług wraz z cenami jednostkowymi, suma końcową, z rozbiciem na wartość podatku VAT, wartość netto i brutto. Powinna zawierać także termin zapłaty. Co ważne dokument nie wymaga podpisu.
Kiedy warto skorzystać z proform?
Z obserwacji rynku łatwo zauważyć, że proforma popularna jest zarówno w obrocie hurtowym, jak i detalicznym. Najczęściej do czynienia z nią mamy w przypadku zakupów jednostkowych, pojedynczych lub pierwszej transakcji między przedsiębiorcami. Korzyścią dla wystawcy jest pewien standard handlowy, profesjonalizm oferty cenowej. Nadanie numeru proformie pozwala na łatwe skojarzenie z tytułem zapłaty, dostawą itd. Z tego rodzaju dokumentu skorzystać warto jest przy nawiązywaniu współpracy z kontrahentami i nie tylko. To świetny sposób na zachętę do finalizacji zamówienia.
Jakie są zalety i ograniczenia stosowania dokumentów proform w działalności biznesowej?
Jeśli chodzi o ograniczenia w wystawieniu dokumentów typu proforma na podkreślenie, zasługuje fakt, iż że jest to wiążąca oferta złożona kontrahentowi. Dla kontrahenta jest to pewnego rodzaju zabezpieczenie, że uiszczając opłatę na bazie proformy, otrzyma towar w tej cenie i na zawartych w dokumencie warunkach. Za ograniczenie względem proformy można uznać brak możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego czy odliczenia kosztów na jej podstawie.
