Internet i biznes idą w parze. Prowadząc działalność gospodarczą warto mieć na bieżąco wiedzę odnośnie finansów, zarządzać wpłatami i wypłatami online, czemu sprzyjają aplikacje bankowe na telefon, a coraz częściej również urzędy, w tym fiskus. Patrzenie na stan konta wywołuje u przedsiębiorców różne emocje. Zadowolenie obserwujemy, gdy konto pęcznieje zasilane wpływami od klientów. Niedowierzanie towarzyszy przedsiębiorcom, którzy wciąż nie rozumieją, że garderoba żony jest niekiedy droższa niż auto w garażu. Zdenerwowanie pojawia się w okolicach dziesiątego każdego miesiąca. Wtedy właśnie schodzą składki ZUS.
Sprawdź również: doradca podatkowy Bydgoszcz
Jednak już niebawem na twarzach przedsiębiorców zaobserwujemy nową emocję. Ich konto zasili wpływ. Jeszcze cieplutki, wygenerowany przez resort finansów. Właśnie tak stanie się od 1 listopada 2025, gdy wejdzie w życie system do wystawiania e-faktur. Skorzystanie z niego przyspieszy zwrot podatku VAT na konto przedsiębiorcy, gdyż wystawione faktury zarejestrowane w systemie nie będą wymagały dodatkowych deklaracji i obliczeń. To ważna aktualizacja na rok 2025, rozwiązanie które postawi Polskę w czołówce cyfrowych liderów wdrażających tę nowoczesną e-usługę.
Z dniem 1 stycznia 2025 roku na terenie Unii Europejskiej weszły w życie zasady dotyczące procedury SME (Small and Medium Enterprises), których celem jest uproszczenie procesów fakturowania VAT dla małych przedsiębiorstw. Na ich mocy firmy działające na obszarze międzynarodowym z siedzibą w jednym z krajów UE mogą uprościć prowadzenie działalności korzystając ze zwolnienia VAT w innym państwie członkowskim, wystawiając faktury uproszczone. Koniecznym jest jednak posiadanie przez przedsiębiorcę wystawcę faktury numeru EX, identyfikatora umożliwiającego weryfikację zwolnienia z VAT w danym kraju.
E-fakturowanie poprzez KSeF już od 2026 roku
Od 1 lutego 2026 r. w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych firm obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 r. KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej.
Fakturowanie w czasie rzeczywistym
Rozwiązania automatyzujące proces fakturowania cieszą się sporym zainteresowaniem. W dużej mierze wykorzystują one sztuczną inteligencję. W praktyce chodzi o generowanie faktur automatyczne z monitoringiem płatności i weryfikacją danych. to nie tylko oszczędność czasu, ale również aspekt ekologii i pożegnania się z papierem. Prognozuje się wdrożenie technologii OCR (Optical Character Recognition), która umożliwia szybkie przetwarzanie faktur papierowych i elektronicznych. Systemy te będą w stanie automatycznie rozpoznać kluczowe dane, takie jak nazwa kontrahenta, kwota czy numer faktury i wprowadzić je do odpowiednich rejestrów. Zaletą ma być kompatybilność z systemami ERP i CRM. Fakturowanie w czasie rzeczywistym wpływa na płynność finansową jak i skuteczność zarządzania firmą, umożliwia natychmiastowe przetwarzanie transakcji i bieżące monitorowanie finansów. Wprowadzenie e-faktur pozwala zmniejszyć emisję dwutlenku węgla i ograniczyć wycinkę lasów, co wpisuje się w cele zrównoważonego rozwoju i strategię ESG wielu przedsiębiorstw, ponadto brak archiwum pozwala ograniczyć przestrzeń biurową do minimum.
E-faktury – od kogo podpatrzone?
Podobny system rozliczeń oferują do tej pory jedynie trzy kraje w całej Unii Europejskiej: Włochy, Portugalia i Hiszpania. Wiceminister finansów zdradza, że wdrażając to rozwiązanie, podpatrujemy Italię. Włosi posiadają ponad 3-letnie doświadczenie w tym temacie. E-faktura została tam wprowadzona w roku 2017, a od 1 stycznia 2019 roku jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Nasi sąsiedzi dali sobie dwa lata, by dopracować to rozwiązanie prawnie i technicznie do możliwości przedsiębiorców. W Polsce ma to wyglądać bardzo podobnie. Po okresie przejściowym, korzystanie z e-faktury będzie miało charakter obowiązkowy, już od 1 lutego 2026. Ministerstwo oprócz technicznych zasad wprowadzania e-faktury, podglądało także konstrukcję włoskich przepisów.
Obowiązek od 2026 roku
W chwili pisania tego tekstu, Polska znajduje się na półmetku przygotowań. Za nami pierwsza faza wdrażania e-faktury. Polscy przedsiębiorcy od października 2024 r. skorzystają z niej dobrowolnie. Nie obyło się bez opóźnień i potknięć, jednak śmiało można powiedzieć, że fiskus zmierza ku pełnej cyfryzacji. Sami przedsiębiorcy chwalą rozwiązanie, aczkolwiek mają obawy co do poprawności jego działania. Bez wątpienia jest to wygodna forma rozliczenia, z drugiej strony sprzyja uszczelnieniu systemu podatkowego.
Czas na prognozę… korzyści
Wdrożenie efaktury to wachlarz korzyści dla każdego przedsiębiorcy. Pierwszą, którą wymienia jest ułatwienie w rozliczaniu obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. Na myśl nasuwa mi się słowo wygoda. Jeden wzorzec to znaczne ułatwienie w trakcie użytkowania. Taka standaryzacja wyjdzie wszystkim na dobre. A to z kolei dowodzi, że e-faktura oszczędzi czas oraz pieniądze przedsiębiorców.
Rozwiązanie wiąże się z bezpieczeństwem. Faktura, która pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów, nigdy nie ulegnie zniszczeniu lub zaginięciu. W związku z tym nie będzie konieczności wydawania duplikatów. Ten element ochroni biznesy przed próbami wyłudzenia podatku. To korzyści dla przedsiębiorcy.
A jak skorzysta na tym państwo? Minister prognozuje, że działania te ułatwią zmniejszenie luki w podatku VAT. I tego się trzymajmy.
