logo kancelaria piotrowski czarne

Samochód
służbowy otrzymywany przez pracownika traktowany jest dwojako. Z
jednej strony może stanowić formę premiowania za jego pracę, z
drugiej zaś – narzędzie pracy, które jest ściśle związane z
zajmowanym stanowiskiem i wykonywanymi obowiązkami. Niejednokrotnie
oba powyższe aspekty wzajemnie się przenikają. Pracodawca często
umożliwia pracownikowi korzystanie z samochodu służbowego również
„po godzinach” pracy do celów prywatnych. Jak pracodawca
powinien rozliczać ryczałt za używanie samochodów służbowych?
Odpowiadamy w artykule!

Ryczałt
za używanie samochodów służbowych a przychód pracownika ze
stosunku pracy

Zgodnie
z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego,
stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku
pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz
wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty,
bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a
w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny
nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za
niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy
ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia
pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych
nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wykorzystywanie
przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych
ustawodawca zaliczył do kategorii nieodpłatnych świadczeń. W jaki
sposób obliczyć zatem wartość tego świadczenia, które
traktowane jest jako przychód ze stosunku pracy?

Otóż
zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wartość pieniężną
nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu
wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala
się w wysokości:


250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do
1600 cm3;

400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika
powyżej 1600 cm3.

W tym
przypadku ustawodawca zróżnicował wysokość miesięcznego
przychodu od pojemności silnika samochodu służbowego, z jakiego
korzysta pracownik do celów prywatnych. Oczywiście jeżeli
wykorzystuje on samochód służbowy dla celów prywatnych, to
wówczas wartość świadczenia ustala się za każdy dzień takiego
wykorzystywania samochodu w wysokości 1/30 kwot wskazanych powyżej.

Powyższe
kwoty określające wartość nieodpłatnego świadczenia są
stosowane w sytuacji, gdy pracodawca (płatnik) nie pobiera od
pracownika żadnego ekwiwalentu (opłaty za korzystanie z samochodu
służbowego do celów prywatnych). Jeżeli odpłatnie przekazuje
samochód służbowy pracownikowi, to wówczas kwota odpowiednio 250
zł lub 400 zł ulega zmniejszeniu o opłatę pobieraną przez
pracodawcę (płatnika).

Przykład
1.

Pracodawca
pobiera od pracownika w zamian za korzystanie z samochodu służbowego
do celów prywatnych kwotę 100 zł miesięcznie. Pracownik korzysta
z samochodu o pojemności 2000 cm3.

Przychodem
pracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia jest kwota: 400 zł
– 100 zł = 300 zł.

Jak
stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji
indywidualnej z 30 maja 2018 roku, 0112-KDIL3-1.4011.224.2018.1.KS:

„(…)
z powyższych przepisów wynika zatem, że w przypadku korzystania
przez pracowników z samochodu służbowego, u pracownika
korzystającego z samochodu dla celów prywatnych należy rozpoznać
podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych
przychód w wysokości ustalonej w oparciu o wyżej wskazane normy
prawne.”Jakie koszty obejmuje ryczałt za
używanie samochodów służbowych (250 zł lub 400 zł)?

Przykład
2.

XYZ
Sp. z o.o. zamierza udostępniać pracownikom samochody służbowe w
celu umożliwienia im właściwej realizacji obowiązków służbowych.
Zasady udostępniania pracownikom samochodów służbowych będzie
określał ustanowiony regulamin warunków użytkowania samochodów
służbowych, między innymi w zakresie odpowiedzialności i dbałości
pracownika związanej z powierzeniem samochodu służbowego, zasad
jego eksploatacji oraz rozliczania kosztów eksploatacji i jego
utrzymania.

Zgodnie
z postanowieniami regulaminu, samochody służbowe będą mogły być
wykorzystywane przez uprawnionych pracowników spółki w godzinach
pracy w celach służbowych oraz w interesie i na zlecenie
wnioskodawcy. Regulamin ten będzie stanowił także, że dopuszcza
się możliwość wykorzystywania przez pracownika samochodu
służbowego do celów prywatnych. Wnioskodawca zamierza pokrywać
wszystkie niezbędne wydatki umożliwiające używanie przez
pracowników spółki samochodów służbowych, łącznie z kosztami
paliwa. Zamierza ona obliczać wartość nieodpłatnego świadczenia
na rzecz pracowników na zasadach określonych w art. 12 ust. 2a
ustawy o PIT.

Jakie
wydatki i opłaty będzie uwzględniał ryczałt za używanie
samochodów służbowych wskazany w ww. przepisie?

Dyrektor
Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 maja
2018 roku, 0112-KDIL3-1.4011.224.2018.1.KS, wskazał, że:

„(…)
ryczałtowo określona wartość przedmiotowego nieodpłatnego
świadczenia (250 zł lub 400 zł) obejmuje wyłącznie koszty
pracodawcy wynikające z udostępnienia pracownikowi samochodu
służbowego do celów prywatnych zawierające m.in. opłaty związane
z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, np. ubezpieczenie,
wymianę opon, bieżące naprawy, materiały eksploatacyjne,
przeglądy okresowe, wymianę oleju i innych płynów oraz
zużywających się części w wyniku korzystania z pojazdu, które
zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby
samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.
Używanie tak udostępnionego samochodu wiąże się jeszcze z innymi
dodatkowymi kosztami, podobnie jak w sytuacji, gdy samochód jest
wypożyczany. Te dodatkowe koszty to przykładowo wydatki na zakup
zużytego paliwa. Nie mogą być one uznane za świadczenia objęte
kwotą określoną w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, ustawodawca
wyraźnie bowiem wskazał w ww. przepisie, że chodzi o świadczenie
związane z wykorzystaniem samochodu służbowego (czyli z oddaniem
go do używania – bezpłatnie – dla celów prywatnych), a nie o
wszelkie pochodne świadczenia związane z używaniem samochodu,
takie jak koszty paliwa.”

W
sytuacji zatem, gdy pracodawca zdecyduje się dodatkowo pokrywać
wydatki na zakup paliwa, które będzie następnie zużyte na cele
inne niż służbowe, wówczas nieodpłatne świadczenie pracodawcy
polegające na udostępnieniu zakupionego paliwa i wykorzystaniu go w
celach prywatnych przez pracownika jest odrębnym świadczeniem
stanowiącym opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy,
którego wartość należy ustalić w oparciu o art. 12 ust. 3 ustawy
o PIT, tj. według zasad określonych w art. 11 ust. 2–2b tej
ustawy.

Tym
samym – oprócz zryczałtowanej kwoty przychodu z nieodpłatnych
świadczeń z tytułu wykorzystywania samochodów do celów
prywatnych (wynikającej z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT) – spółka,
wskazana w przykładzie, powinna do przychodów pracowników ze
stosunku pracy doliczać dodatkowy przychód z nieodpłatnych
świadczeń z tytułu zużywania w trakcie podróży prywatnych
nabytego przez spółkę paliwa.

Wartość
pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego
pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do
celów prywatnych, określona w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, nie
obejmuje kosztów paliwa.

Obowiązki
pracodawcy (płatnika) PIT a ryczałt za używanie samochodów
służbowych

Zgodnie
z art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki
organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej
„zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i
pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które
uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego,
stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku
pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane
przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z
tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Tym
samym na pracodawcy jako przedsiębiorcy spoczywa obowiązek
obliczenia, pobrania i wpłacania podatku dochodowego do właściwego
organu podatkowego (i we właściwym terminie) z tytułu
udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów
prywatnych.

W
przypadku udostępnienia przez pracodawcę pracownikowi samochodu
służbowego wyłącznie do celów służbowych (pracodawca decyduje
o sposobie korzystania z samochodu oraz miejscu jego parkowania),
wówczas po stronie pracownika nie powstaje przychód ze stosunku
pracy, a w konsekwencji pracodawca-przedsiębiorca nie będzie
obowiązany do obliczenia, pobrania od pracownika i wpłacenia
podatku PIT.

Warto
również przytoczyć tezę przedstawioną przez Dyrektora Izby
Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 28 grudnia 2016
roku, że nawet okazjonalne parkowanie samochodu służbowego w
miejscu zamieszkania pracownika przy wykonywaniu obowiązków
służbowych nie będzie powodować powstania przychodu po stronie
pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o
podatku dochodowym od osób fizycznych w postaci nieodpłatnego
świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego.

Reasumując,
pracodawca (płatnik) zobowiązany jest rozliczać ryczałt za
używanie samochodów służbowych. Należy pamiętać, że jeżeli
okazjonalne parkowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania
pracownika nie będzie służyć osobistym celom pracownika, lecz
odbywać w ramach realizacji zadań służbowych, wtedy nie będzie
stanowić nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisu art. 12
ust. 1 ustawy o PIT. Zatem wartości tego świadczenia nie będzie
można zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy. Tym samym
z tego tytułu na pracodawcy (płatniku) nie będą ciążyć
obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób
fizycznych.Źródło: Więcej czytaj w serwisie
www.poradnikprzedsiebiorcy.pl,
dostęp 14.05.2019 r.

Menu