Podróż służbowa w 2023 roku – ile wynosi dieta krajowa i zagraniczna

Dzisiaj stawimy czoła terminowi, z którym zetknął się każdy przedsiębiorca. Chodzi o podróż służbową. Jego popularność nie oznacza wcale, że wszyscy rozumieją go poprawnie. Jakie wątpliwości wiążą się z podróżą służbową?

Podróż służbowa – gdzie leży problem?

Termin podróż służbowa z pewnością obił się Tobie o uszy. I tu nastąpi element zaskoczenia. Definicja tego terminu nie istnieje w polskim prawie podatkowym. Stąd chaos interpretacyjny. Ani pracodawcy, ani pracownicy do końca nie wiedzą, co wlicza się w podróż służbową. Rozporządzenie, do którego można się odnieść w zasadzie nie istnieje.

Kodeks pracy określa jedynie okoliczności (Zgodnie z art. 77(5) § 1 KP). Podróż służbowa wiąże się z koniecznością opuszczenia miejscowości, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika. 

Jak długo może trwać delegacja służbowa?

Problem w interpretacji dotyczy także czasu trwania delegacji służbowej. Kodeks pracy nie ogranicza jej długości. Jest on nieistotny z prawnego punktu widzenia. 

Podróż służbowa a polecenie wyjazdu służbowego

Najczęstszym błędem jest zatarcie różnicy pomiędzy podróżą służbową a poleceniem wyjazdu służbowego (delegacją). Warto zaznaczyć, że każde zdarzenie ma inne skutki prawne. W przypadku delegacji, pracodawca wysyła pracownika na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę. Zmiana miejsca wykonywania powierzonych obowiązków służbowych pociąga za sobą inne zmiany: wynagrodzenie i warunki pracy. 

Podróż służbowa to wyjazd tymczasowy poza stałe miejsce wykonywania pracy. Zdarza się w wyjątkowych sytuacjach. Dlatego traktujemy go w formie incydentu. Przykładowo, jako podróż służbową możemy potraktować targi lub wyjazd w celu zawarcia umowy z nowym kontrahentem. 

Podróż służbowa 2023 – co jest kosztem?

Najczęstszym błędem interpretacyjnym podróży służbowej są koszty. Przedsiębiorcy nie zawsze wiedzą, które wydatki można podciągnąć pod przychód. Wyobrażenia są dalekie od rzeczywistości. Szczególnie widać to w przypadku pracowników wysyłanych w podróże służbowe na koszt pracodawcy. Błędnie traktowane są jako luksusowe wycieczki z opcją all inclusive. Po powrocie okazuje się, że koszty znacznie przekroczyły limity. 

Co do zasady, odliczeniu podlegają koszty podróży transportem publicznym (pociąg, autobus samolot) lub prywatnym samochodem. Wystarczy przedstawić dowody, np. faktury zakupowe ze stacji benzynowej, bilety za przejazd. 

Jeżeli podróż służbowa odbywa się samochodem firmowym, przedsiębiorca odliczy także 100% wydatków za jego użytkowanie. Wystarczy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W przypadku prywatnego samochodu, nie trzeba prowadzić ewidencji. Odliczeniu ulega 20% wydatków za użytkowanie tego środka transportu. 

Podróż służbowa – dieta

W podróży służbowej przysługuje dieta. W kraju wynosi 45 złotych za dobę podróży. Za granicą zależy od stawek w rozporządzeniu MPiPS dla danych krajów. Aby zaliczyć wydatki na wyżywienie do kosztów podatkowych, trzeba je udokumentować. Diety są zaliczane jako koszt w formie ryczałtu. Jak udokumentować podróż służbową? Rozliczenie podróży służbowej wymaga dowodu wewnętrznego. To dokument stworzony na potrzeby firmy. Zawiera: imię, nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży, stawkę i wartość przysługujących diet.

Sprawdź również: księgowość dla spółki